Rejestry notarialne stanowią umowną formę określenia teleinformatycznego systemu, rejestry notarialne mają swoje początki od roku 2009, w tym momencie utworzono pierwszy element systemu, którym był Rejestr Aktów Poświadczenia Dziedziczenia.
Rejestry notarialne mają następującą definicję
Wyszukiwarka notarialnych aktów daje możliwość dostępu do informacji, której dotyczy dany rejestr. Rejestry notarialne mają dwa charaktery dostępu, jest to charakter bezpośredni, czyli dostęp jest publiczny, bądź pośredni, czyli dostęp do informacji odbywa się przez pośrednictwo notariusza. Zgodnie z definicją dzięki rejestrom notarialnym obywatele mają dostęp do poszczególnych informacji, które chcą uzyskać – krótko podsumowując rejestry notarialne służą do sprawdzania informacji.
Kto odpowiada za utrzymanie systemu Rejestrów Notarialnych?
Twórcą systemu jest Krajowa Rada Notarialna i to ona odpowiada za utrzymanie systemu Rejestry Notarialne. Rada Notarialna utworzyła system w 2009 roku i jest organem reprezentatywnym dla notariuszy na arenie krajowej. Krajowa Rada Notarialna złożona jest z notariuszy, którzy stanowią jej skład, są to przedstawiciele różnych izb notarialnych, którzy zostali wybrani przez zgromadzenie walne notariuszy.
Rodzaje rejestrów notarialnych i ich opis
Zawartość Rejestry Notarialne jest szeroka. System Rejestry Notarialne obejmuje obecnie:
- Rejestr Użytkowników – jego obręb stanowią między innymi ustawowe listy notariuszy oraz zastępców notarialnych
- Rejestr Spadkowy – rejestr ten obejmuje informacje o notarialnych aktach poświadczenia dziedziczenia, które zostały zarejestrowane oraz sądowych stwierdzeniach nabycia spadku i europejskich poświadczeniach spadkowych. Rejestr spadkowy działa od 1 marca 2009 roku, natomiast sądowe stwierdzenia nabycia spadku i europejskie poświadczenia spadkowe funkcjonują od 8 września 2016 roku. Rejestr spadkowy ma charakter publiczny, czyli dostęp do niego jest bezpośredni. Dzięki niemu osoba może uzyskać informacje odnośnie dokumentów, które potwierdzają prawa do spadku, zaliczamy do nich: akty poświadczenia dziedziczenia, które są sporządzane przez notariuszy, postanowienia o stwierdzeniu nabyciu spadku wydawane przez sądy, europejskie poświadczenia spadkowe, które są sporządzone zarówno przez sądy oraz przez notariuszy. Rejestry spadkowe nie zawierają żadnych dokumentów tylko informację odnośnie tego, gdzie dane dokumenty można odnaleźć i potwierdzenie dotyczące tego, że po konkretnym zmarły zostało przeprowadzone postępowanie sądowe.
- Notarialny Rejestr Testamentów (NORT) – system dostępny od 2011 roku, w tym przypadku dostęp mają do niego jedynie notariusze. Testamenty mogą tylko rejestrować notariusze. Rejestr notariuszy dotyczący testamentu jest bezpłatny. Opcja ta jest warta skorzystania, ponieważ w znacznym stopniu niweluje zagubienie testamentu
- Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych – system teleinformatyczny służący do przechowywania elektronicznych wypisów i wyciągów z aktów notarialnych, które zostały sporządzone na terenie naszego kraju
- Rejestr Zarządców Sukcesyjnych przedsiębiorstw osób fizycznych – rodzaj platformy, która umożliwia wymianę danych między systemem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), a notariuszami
- Rejestr Akcjonariuszy Prostych Spółek Akcyjnych – rejestr służący do rejestracji akcji spółki, czynność ta powinna nastąpić niezwłocznie po dokonaniu wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego lub po wpisie nowej emisji akcji
- Notarialne Rejestry Statystyczne – jest to rejestr, platforma, która ma umożliwiać wymianę danych statystycznych pomiędzy notariuszami, a Ministerstwem Sprawiedliwości oraz Krajową Radą Notarialną.
Przetwarzanie danych osobowych w kontekście rejestrów notarialnych
Jeżeli chodzi o rejestry notarialne to warto zaznaczyć, że odbiorcą naszych danych osobowych jest Minister Przedsiębiorczości i Technologii w przypadku Rejestru Zarządców Sukcesyjnych, w przypadku pozostałej części systemu dane są przetwarzane przez Krajową Radę Notarialną. Strony czynności notarialnych posiadają prawo do wglądu, ale też sprostowania danych osobowych. W przypadkach , które są uzasadnione w sposób prawny istnieje możliwość wykreślenia danych, wykreślenia dokonuje notariusz, u którego została wykonana czynność notarialna.
