Spółka u notariusza

Gdzie znajdziemy regulacje odnośnie spółek?

Podstawą prawną regulacji o spółkach handlowych jest Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks
spółek handlowych. Reguluje ona tworzenie, organizację, funkcjonowanie, rozwiązywanie, łączenie,
podział i przekształcanie spółek handlowych. W sprawach nieuregulowanych we wskazanej wyżej
ustawie oraz kiedy wymaga tego właściwość stosunku prawnego spółki handlowej stosuje się również
odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego.

Czym tak właściwie jest spółka?

Spółka jest rodzajem działalności gospodarczej osób fizycznych lub prawnych. Pod nazwą spółki
funkcjonują instytucje regulowane prawem cywilnym, handlowym i administracyjnym. Umowy
niektórych spółek muszą być zawarte w formie aktu notarialnego. Przedsiębiorcy w Polsce mogą
prowadzić działalność gospodarczą w oparciu o różne rodzaje spółek. Wybór rodzaju spółki zależy od
różnych czynników, które powinien wziąć pod uwagę założyciel.
Spółkami handlowymi są:

• spółka jawna,
• spółka partnerska,
• spółka komandytowa,
• spółka komandytowo-akcyjna,
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
• prosta spółka akcyjna
• spółka akcyjna.

Poszczególne rodzaje spółek można przydzielić do dwóch podstawowych kategorii:

1. spółki osobowe, w tym: spółka jawna, partnerska, komandytowa i spółka komandytowo-akcyjna
2. spółki kapitałowe, w tym: spółka akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna. Istnieje ponadto szczególny rodzaj spółki, jaką jest spółka cywilna.

Umowy spółek handlowych zgodnie z art. 3 ustawy Kodeks spółek handlowych przez umowę spółki handlowej wspólnicy albo akcjonariusze zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu przez wniesienie wkładów oraz, jeżeli umowa albo statut spółki tak stanowi, przez współdziałanie w inny określony sposób.

Które umowy muszą być sporządzone notarialnie?

Umowy spółek, które należy zawrzeć w formie aktu notarialnego to:

• umowa spółki komandytowej,
• umowa spółki komandytowej-akcyjnej,
• umowa spółki akcyjnej,
• umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Umowy te zawarte w formie innej niż akt notarialny są nieważne. Wszystkie dokumenty sporządzone przez notariusza są dokumentami urzędowymi i mają moc prawną.

Sposoby zakładania spółki

Istnieją dwa sposoby zakładania spółek. Pierwszy to zawarcie umowy spółki przez Internet, na podstawie wzorca umowy w portalu s24. Druga opcja to zawarcie umowy spółki w tradycyjnej formie czyli w postaci aktu notarialnego w Kancelarii Notarialnej.

E-spółka i gotowy wzorzec umowy

Rejestracja spółki przez Internet opiera się na ścisłych wzorach umów dostępnych w systemach informatycznych, co ogranicza możliwość formułowania warunków umowy spółki. Brak możliwości wyboru nieszablonowych rozwiązań powoduje, że pewnych rozwiązań nie da się wprowadzić na etapie powstawania firmy (za zgodą wszystkich wspólników). Format umowy partnerskiej musi odpowiadać gotowemu szablonowi. Uproszczenie to może wydawać się korzystne dla partnerów, ale może powodować problemy w przyszłej działalności firmy.

Pomoc notariusza przy zakładaniu spółki

Zaletą skorzystania z pomocy notariusza w procesie zakładania spółki, jest zyskanie większej swobody
w kształtowaniu postanowień umowy. Notariusz będzie dbał o to, aby umowa była zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a stosunek prawny konkretnej spółki kształtował się
zgodnie z wolą jej wspólników i uwzględniał różnego rodzaju rozwiązania. Zakładając spółkę przez
Internet, nie ma takiej możliwości.
Poniżej wymienimy Państwu kilka istotnych rozwiązań, wymagających zachowania formy tradycyjnej.
W umowie spółki zawieranej w formie aktu notarialnego:

• wkładami do spółki mogą być wkłady niepieniężne zwane także aportem tj. prawa, które spełniają
  łącznie poniższe warunki: są zbywalne, przydatne dla spółki oraz możliwe do wyceny i ujęcia w
  bilansie, np. w postaci: rzeczy ruchomych, nieruchomości, majątkowych praw autorskich, udziałów w innej spółce prawa handlowego; w elektronicznej umowie spółki można zastrzec jedynie wniesienie wkładu pieniężnego,
• można wprowadzić uprzywilejowanie udziałów, gdyż zasadą jest że jeżeli ustawa lub umowa spółki
  nie stanowi inaczej, wspólnicy mają równe prawa i obowiązki w spółce. Rodzaje uprzywilejowania: o
  co do prawa głosu na Zgromadzeniu Wspólników – wspólnikowi posiadającemu ten udział może
  przysługiwać z niego więcej głosów, a maksymalna liczba głosów przypadających na jednej udział
  uprzywilejowany wynosi 3, o prawa do dywidendy – wspólnikowi posiadającemu ten udział może być przyznana wyższa dywidenda niż wynikałoby z jej proporcjonalnego podziału; nie może ona
  przewyższać więcej niż o połowę dywidendę przysługującą udziałom nieuprzywilejowanym, o
  sposobu uczestnictwa przy podziale majątku spółki w wypadku jej likwidacji,
• można za zgodą wspólnika którego ten obowiązek dotyczy i za zapłatą na jego rzecz wynagrodzenia ustanowić powtarzające się świadczenia niepieniężne w spółce z o.o.,
• można ustalić obowiązek dopłat przez który rozumie się możliwość pozyskania od wspólników
  dodatkowych środków pieniężnych, także w sytuacji kłopotów finansowych spółki oraz postanowić
  na jakich zasadach będą one zwracane wspólnikom,
• można wyłączyć spadkobierców wspólnika bądź jego małżonka od udziału w spółce,
• można w określonych przypadkach wprowadzić przymusowe umorzenie udziałów bez konieczności
  wnoszenia sądowego powództwa o wyłączenie wspólnika ze spółki,
• można wprowadzić szersze ograniczenia w rozporządzaniu udziałami w przypadku ich sprzedaży,
  np. poprzez konieczność uzyskania zgody zgromadzenia wspólników; w elektronicznej umowie spółki można zastrzec jedynie konieczność uzyskania zgody zarządu.

Protokół zgromadzeń i zebrań wspólników u notariusza

Notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni,
spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych. Protokół podpisuje przewodniczący zgromadzenia i notariusz. Protokół ten spisuje się w formie aktu notarialnego. Zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością Zgromadzenie Wspólników jest organem koniecznym do funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych ma moc uchwałodawczą i stanowi podstawę działania spółki. Zasady funkcjonowania zgromadzenia wspólników są ściśle sformalizowane w Kodeksie spółek handlowych.

Kiedy protokół musi być u notariusza?

Notariusz może protokołować każde zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W niektórych przypadkach protokół ze zgromadzenia wspólników, musi być w
formie aktu notarialnego, i tak w przypadku: zawiązywania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
rozwiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zmiany treści umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obniżenia wysokości kapitału zakładowego, przeniesienia siedziby spółki za granicę, decyzje wspólników dotyczące zmiany umowy spółki, podejmowane poza zgromadzeniem
wspólników, na przykład w trybie obiegowym lub pisemnym.

Co zawiera protokół zgromadzenia wspólników spółki z o. o.?

Protokół notarialny zawiera decyzję, które są podejmowane podczas zgromadzenia wspólników,
powinien on zawierać:

• datę i miejsce zgromadzenia,
• wskazanie osoby prowadzącej obrady,
• listę obecności wraz z podpisami wspólników biorących udział w zgromadzeniu,
• porządek obrad i omówienie każdego z punktów,
• informacje dotyczące dyskusji i debaty na temat podjętych uchwał,
• opis podjętych uchwał wraz z wynikami głosowania i informacją o liczbie głosów,
• odnotowanie faktu zgłoszenia sprzeciwu przez uczestnika.

Zwyczajne zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.)

Zgodnie z Art. 231 KSH, zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu
miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Przedmiotem obrad zwyczajne zgromadzenie
wspólników powinno być:

1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania
   finansowego za ubiegły rok obrotowy. Warto zaznaczyć, że przygotowanie treści sprawozdania leży w
   kompetencji zarządu spółki, a nie notariusza. Sprawozdanie powinno obejmować istotne informacje
   o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie
   czynników ryzyka i opis zagrożeń. Sprawozdanie finansowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
   zawiera: bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do
   sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
2. Powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli kompetencja ta nie została
   wyłączona w umówię spółki.
3. Udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Zmiana umowy spółki tylko w postaci aktu notarialnego

Klienci zwracają się do notariusza o zaprotokołowanie zgromadzenia wspólników spółki zazwyczaj w
przypadku potrzeby wprowadzenia zmian w umowie spółki. Najczęściej zmienią siedzibę, dodają PKD
oraz dodają zapisy do umowy spółki, które są im niezbędne w funkcjonowaniu spółki. Zgodnie z art. 255 § 3 KSH, uchwała dotycząca zmiany treści umowy spółki z o.o. musi być zawarta w protokole sporządzonym przez notariusza.
Po podjęciu i zaprotokołowaniu uchwały dotyczącej zmiany treści umowy spółki, konieczne jest zarejestrowanie dokonanych zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zgłoszenie zmiany w Sądzie należy dokonać w ciągu 7 dni od daty powzięcia uchwały o zmianie. Jeśli zmiana nie zostanie zgłoszona w ciągu pół roku, uchwała staje się bezskuteczna.

Konieczność podjęcia uchwały przez walne zgromadzenie w spółce akcyjnej (S.A.)

Uchwały walnego zgromadzenia, poza innymi sprawami wymienionymi w ustawie lub w statucie,
wymaga:
1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania
finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z
wykonania przez nich obowiązków;
2) postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub
sprawowaniu zarządu albo nadzoru;
3) zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na
nich ograniczonego prawa rzeczowego;
4) nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, chyba że
statut stanowi inaczej;
5) emisja obligacji zamiennych lub z prawem pierwszeństwa i emisja warrantów subskrypcyjnych, o
których mowa w art. 453 § 2 ksh;
6) nabycie własnych akcji w przypadku określonym w art. 362 § 1 pkt 2 ksh oraz upoważnienie do ich
nabywania w przypadku określonym w art. 362 § 1 pkt 8 ksh;
7) zawarcie umowy, o której mowa w art. 4 § 1 pkt 4 lit. f ksh.

Ile kosztuje sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy przez notariusza?

Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej
cennikiem notariusza, maksymalne stawki za spisanie protokołów zgromadzenia i zebrań wspólników
wynoszą:

1. protokół zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub walnego
   zgromadzenia spółdzielni 750 zł
2. protokół walnego zgromadzenia akcjonariuszy 1100 zł
3. protokół zgromadzenia wspólników innej spółki niż wymienione wyżej albo protokołu
   posiedzenia zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki prawa handlowego 500 zł
4. za sporządzenie protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej 300 zł
   Taksa notarialna (wynagrodzenie notariusza) są opodatkowane podatkiem od towarów i usług (VAT)
   wynoszącym obecnie 23 %, dlatego do pobieranej taksy notarialnej doliczany jest podatek VAT.
   Dodatkowo notariusz doliczy koszt wypisów – 6 zł za każdą rozpoczętą stronę dokumentu.